12 věcí, které si můžete ukrást z našich interních postupů

Když jsem před lety zakládal Obsahovku, neovládal jsem skoro žádnou z tisíce a jedné činností nezbytných k řízení firmy. Uměl jsem jen psát, uměl jsem zlepšit psaní někoho jiného a uměl jsem poptávku přeměnit na proplacenou fakturu.

Bezpečně jsem věděl spíš, jak firmu řídit nechci, než jak ji řídit chci.

Dokonce jsem myslel, že firemní kultura, plynoucí komunikace a pocit, že pracuju ve fungujícím týmu, tak nějak vznikne jako vedlejší efekt.

Po roce a půl, kdy nás najednou bylo z jednoho devět, jsem mohl slovy klasika konstatovat: tato firma nevzkvétá.

Alespoň uvnitř ne.

Paradoxně čím lépe klapal obchod a čím zajímavější zakázky přicházely, tím palčivěji jsem si uvědomoval, že jsem kolem sebe nechtěně vybudoval minové pole, po kterém tancuju v čím dál větších botách.

Bolelo třeba to, že:

• Lidé nevěděli, na čem pracují jejich kolegové, a neexistoval nástroj, který by to umožňoval.
• Mezi lidmi se zvolna šířil pocit, že jsou jen psacím strojem na dvou nohách, který rachotí od rána do večera a nemá moc vyhlídek na změnu.
• Jsme se vzájemně neznali, moc spolu nemluvili a když už, tak hlavně o práci.
• Znalost důležitých pravidel a informací se lišila člověk od člověka podle toho, kdy jsem ji s kým probíral.

Věřte mi, že bych mohl pokračovat ještě hodně dlouho.

Jak dlouho by dokázala růst firma, která by nic z toho neřešila? Přesně tak. Tři, dva, jedna…

… šlus, zhasněte a vraťte půjčený nábytek.

Proto jsem nastartoval změnu

Změnu, která vedla k dalšímu růstu agentury. K odkrytí a rozkvětu jedinečné firemní kultury a ke stavu, kdy od nás lidé neodchází a noví se na vypsané i nevypsané pozice hlásí sami.

Změnu samozřejmě musí prosazovat a udržovat sami lidé ve firmě. Potřebují k tomu ale nástroj.

V případě Obsahovky jsou takovým nástrojem zhruba dvě desítky rituálů, nástrojů interní komunikace a procesů.

Vybral jsem 12 takových, které po úpravě využijete i ve své firmě nebo týmu. Po úpravě zdůrazňuji – protože slepé přejímání se nám opravdu neosvědčilo.

Tady jsou.

1) Chief Sup Info

Jednoduše řečeno ředitelský e-mail. Každou neděli večer přichází do všech firemních schránek obsáhlý soupis událostí uplynulého týdne a výhled do toho nadcházejícího. Krom udržení informovanosti slouží také k vysvětlování, zvaní a oslavování.

Plusy

• Co v něm je, to se dostane ke všem
• Perfektní prostor po uznání/pochvalu
• Usnadní vám pozdější přípravu porad

Mínusy

• Náročné na čas šéfa

2) Počasíčko

Na stálé místo na chytré stěně může kdokoliv během týdne napsat cokoliv do tří sloupců:

• sluníček (co jej potěšilo),
• mráčků (co se nepovedlo)
• a srdíček (kdo z firmy něco mimořádného udělal, někomu pomohl).

Jednou týdně pak společně vše projdeme.

Plusy

• Jednoduchý způsob, jak sdílet informace
• Fajn nastartování týdne
• Podpoříte šíření dobrých zpráv

Mínusy

• Aktivní můžou svými zápisy přehlušit ostatní
• Lidé se ostýchají sdílet faily

Rituál i obrázky si můžete pojmenovat prakticky jakkoli – principem jsou tři kolonky. Do jedné píšete radosti, do druhé zklamání a do třetí dobré skutky mezi kolegy.​​​​​​​

3) Check-in

Pravidelné setkání týmu po víkendu, při kterém se lidé mentálně naladí na start pracovního týdne – každý krátce řekne něco. Od prostého jaký byl můj víkend po konkrétní témata typu jsme ve vesmíru sami? Garantuju vám, že se o svých parťácích pokaždé dozvíte něco nového.

Plusy

• Milý start týdne
• Lépe poznáte kolegy

Mínusy

• Může to vypadat nuceně
• U větších týmů se to může protáhnout

4) Know-how porada

Formát, který jsme vyvíjeli a vylepšovali opravdu dlouho. 2-3 kolegové ve 20minutových přednáškách předávají ostatním ucelené know-how v konkrétní oblasti. Od mikrotextů přes time management po tipy pro psaní spotů. Témata i obsah předem konzultuje garant know-how.

Plusy

• Pravidelný boost znalostí
• Kolegové získají přesah do dalších oborů
• Prezentující trénují své soft-skills

Mínusy

• Nákladné pro firmu (čas lidí na poradě = ušlé příležitosti)

• Bez dohledu prezentace sklouzávají k povrchnosti

V Obsahovce má na starosti koncentraci veškerého know-how Honza. Je proto i správcem know-how porad a firemní Wikipedie.

5) Znalostní oběžníky

S růstem firmy roste i hloubka znalostí. Časem je nemožné udržet si přehled v sociálních sítích, strategiích a copywritingu současně. Kolegové, kteří zastřešují jednotlivé oblasti, proto zhruba měsíčně připravují souhrnný e-mail s tím, co by lidem rozhodně nemělo utéct.

Plusy

• Pravidelný přísun informací z různých zdrojů

• Kolegové si udržují přehled z jiných oborů
• Garanti si utřídí stávající znalosti

Mínusy

• Pokud posíláte víc oběžníků, můžete kolegy zahltit

6) Retrospektiva

Retrospektivě patří závěr týdne. Každý si na 3 minuty připraví jeden konkrétní úkol, na kterém v uplynulém týdnu pracoval, a představí jej ostatním. Typicky to je věc, která jej nejvíc bavila, byla nejobtížnější, nebo se při ní něco nového naučil. A když se sdílí fail, můžou se z něj poučit všichni.

Plusy

• Zlepšení přehledu v tom, co kdo dělá
• Prevence opakování chyb, sdílení dobrých postupů

Mínusy

• nic

7) 1:1 s šéfem

Měsíční nebo kvartální potkávání ředitele se zaměstnanci. Společně prochází z nadhledu základní otázky spokojenosti, fungování, osobních úspěchů i failů a pohledu na Obsahovku. A můžou probrat i věci, na které v běžném pracovním zápřahu není čas nebo by se na ně nezeptali.

Plusy

• Když vytrváte a máte důvěru, získáte cenný feedback
• Udržuje soulad ve firemní kultuře
• Včas podchytíte nespokojenost/problém

Mínusy

• Časově náročné

8) Příručka přežití

Jednoduchý on-line dokument se vším, co by měl každý v Obsahovce vědět a mít po ruce – od informací o klíčích od kanclů po strategické persony pro naši komunikaci. Průběžně jej rozšiřujeme.

Plusy

• Co je tam, to platí – u sporných situací se na ni můžete obrátit
• Vyhnete se opakování informací a problémů
• Funguje jako záchranné lano pro nováčky

Mínusy

• Časem nabobtná a může odrazovat svým rozsahem (my jsme teď na 60 stranách)

9) Wikipedie

Interní wiki slouží jako studnice pracovních postupů a nástrojů, příkladů povedených projektů a databáze nezbytných informací o klientských projektech. Díky wiki se daří informace a data kumulovat, ne ztrácet. Každý, kdo nově přistoupí do projektu, si nejprve nastuduje wiki. Odpadá tak nekonečné vysvětlování těch samých věcí dokola.

Plusy

• Nabyté znalosti se neztrácí
• Rychlejší zaučení nováčků
• Pozitivně vnímané u klientů
• Pomocná ruka na schůzkách

Mínusy

• Náročné udržet aktuální

10) Putovní akce

Jeden z Obsahovky pozve ostatní do svého světa a přizve je ke společné aktivitě. Další měsíc převezme žezlo zase někdo další. V Obsahovce jsme takhle byli třeba bruslit, ochutnávali čaje, připravovali sushi, malovali obrazy nebo bojovali v slovenském pub kvízu.

Plusy

• Poznáte lépe kolegy v jim příjemném prostředí
• Nevyčerpatelná zásoba organizátorů
• Kolegové se poznají i v jiných situacích než v práci či u piva

Mínusy

• Čím víc lidí, tím náročnější organizace

Vezměte své kolegy třeba do kina, na exkurzi, uspořádejte pro ně večer plný deskovek nebo si udělejte venkovní piknik.

11) Ship-it Day

Náročný 24hodinový pracovní maraton, ve kterém se zájemci předem hlásí k úkolům, se kterými je třeba pohnout, ale na které není v běžném provozu čas. Od protřídění firemní knihovny přes tvorbu nového obsahového plánu po práci na neziskovém projektu.

Plusy

• Teambuilding, při kterém se zároveň udělá kupa práce
• Všichni mají možnost zapojit se do chodu firmy

Mínusy

• Velmi únavné
• Co se zdá ve 4 hodiny ráno jako skvělé řešení, se odpoledne stává kravinou
• Káva rychle dochází

12) Kaprál

Kaprál je označení dvoudenního výjezdu celé firmy (zpravidla na Kaprálův mlýn), kde společně řešíme zásadní otázky dalšího fungování Obsahovky. V roce 2019 jsme zde v 7 týmech rozplánovali veškeré strategické úkoly pro celý rok od změn v interních procesech po nová školení.

Plusy

• Maximálně zapojíte lidi do chodu firmy
• Skvělý teambuilding
• Systematicky posunete danou oblast

Mínusy

• Velmi nákladné pro firmu

Katčin tým měl například na starosti vymyslet nová školení.

Jak to uvést do praxe

Nápad je jedna věc, ale až při dlouhodobém používání poznáte, jestli pro vás mají jednotlivé činnosti smysl. Stačí se přitom držet pěti primitivních pravidel, se kterými mozaiku rituálů, postupů a nástrojů udržíte při životě:

• Každý rituál, nástroj nebo postup musí mít svou hlavu. Tedy někoho, kdo zodpovídá za to, že se děje v dohodnutém intervalu a v dohodnuté podobě. I za zdánlivou banalitu typu pohlídat, aby příští měsíc zase někdo jiný navrhnul a naplánoval akci pro ostatní, musí někdo ručit. Jinak vyšumí.
• Alespoň větší část musí vzejít přímo od lidí. Firemní kultura nejde vložit jako šém do Golema.
• Musíte vytrvat a přemýšlet nad kulturou tak, aby byla udržitelná. Nic nesmí být přehnaně komplikované.
• Musíte ji pravidelně podrobovat kritice a nemilosrdně měnit to, co v ní zahnívá a nefunguje. To, co bylo fajn v týmu 10 lidí, už může v 25 drhnout.

Otázky, které vám možná vrtají hlavou

Když jsem obsah tohoto článku v rozšířené podobě prezentoval na In-Comms fóru, dostal jsem pár trefných otázek, ale čas mi bohužel nedovolil na všechny odpovědět. Tak tedy:

Kdy vlastně pracujete?

Dobrá otázka. Se stejnou ironií bych ji sám sobě položil taky. Na první pohled náš aparát vypadá fakt děsivě.

Při důkladném prozkoumání tabulek v Togglu, kde evidujeme úplně vše, jsme ale došli k úplně jiným číslům:

• Účastnit se rituálů zabere spolu s jakýmkoliv dalším odpadním časem (neidentifikovatelné e-maily, kafe v kuchyňce, prokrastinace) maximálně 10 % pracovního úvazku.
• Dalších maximálně 10 % zabere vzdělávání – krom osobního studia zahrnuje například právě i účast na know-how poradách, čtení oborových oběžníků apod.
• Vedle toho tedy zbývá až 80 % času na samotnou klientskou práci.

Zdá se mi to proveditelné spíše v týmech než v rámci celé firmy

Ano. Vůbec se neodvažuju tvrdit, do jaké velikosti jde takto fungovat v rámci celé firmy. Když cokoliv uplatníte jen v jednom z týmů, proč ne.

Jak lidé na všechny tyto aktivity reagují? Není to nucené?

Předně – vymysleli si je sami. Kdyby je dělat nechtěli, změní je, nebo klidně zruší. Díky pravidelně sbírané zpětné vazbě se to také děje. Kromě našich hodnot, poslání a vize není nic dogma. Pokud jde cokoliv proti nim, změníme to.