V čem jsme se poučili při tvorbě onboardingu, který usnadňuje nalodění do agenturního života

Onboarding je v Obsahovce snad nejčastěji vylepšovaným procesem. Přeci jen, když už najdeme nové kolegy, chceme jim jejich první měsíce v nové práci maximálně usnadnit. Těžíme z toho pak všichni – nováčci rychle zapadnou a firma získá další schopnou posilu. Přečtěte si, jaká vylepšení jsme v naloďování udělali za poslední dva roky a jak jsme se poučili z chyb.

Svůj poslední článek na téma nalodění nových kolegů jsem končila tím, že náš onboarding nikdy nebude perfektní. Naopak, bude se vyvíjet stejně jako celá firma. Jakou pravdu jsem tehdy měla!

O dva roky, pandemii a několik důležitých změn napříč firmou později, přicházím s aktualizací, jak náš onboarding vypadá nyní. Tak, jako vám první díl ukázal, jak a proč vůbec začít, díl s pořadovým číslem dvě shrne, v čem jsme se po dvou letech poučili.

A protože ho píšu v době, kdy předávám svoji agendu týmlídra (a tudíž i tvůrce onboardingu), sama se těším, až si za pár let přečtu, kam se náš onboarding vyvinul.

O další rozvoj onboardingu se nově stará Eliška, která nyní vede tým, v němž společně pracují copywriteři a projektoví manažeři.

Co pořád platí aneb na čem v onboardingu stavíme

Na úvod krátké opáčko. Základy našeho onboardingu se nezměnily, a tak pořád platí, že:

1. Onboarding má jednoho koordinátora

Tento model se nám osvědčil a doporučujeme ho. U nás to byl ten, kdo se s nováčkem potkával už v průběhu výběrového řízení, domluvil se s ním na podmínkách i termínu nástupu a provedl ho minimálně zkušební dobou. A podle potřeby zapojoval další kolegy.

2. Onboarding nezačíná dnem nástupu, ale dávno předtím

Ať už jde o občasný organizační e-mail nebo pozvání na společnou akci, začleňovat nového kolegu ještě předtím, než nastoupí, se nám skvěle osvědčilo. Těmito úkoly je ideální pověřit týmlídra nebo budoucího buddyho.

3. Materiály shromažďujeme na jedno místo

Čím přehlednější jsou první informace, tím lépe. Proto stále používáme newbie manuál, kde nováček najde všechny důležité odkazy – doporučujeme podobný dokument zavést, zjednodušíte tím nováčkům orientaci v prvních dnech.

4. Nováček ví, na koho se obrátit

Zpřehlednili jsme informace o tom, kdo řeší jakou agendu. Zdá se to jako banalita, ale pro nováčka v návalu nových informací je jednodušší, když se tuto informaci dozví rovnou a nemusí ji hledat na interní wiki.

5. Díky feedbacku ladíme celý proces

Prostor pro zpětnou vazbu k průběhu celého onboardingu dáváme nováčkovi kdykoliv během prvních měsíců. Díky tomu vychytáme mouchy (nebo se ujistíme, že všechno funguje, jak má).

Pořád platí, že změna práce je pro většinu lidí stresujícím obdobím plným nejistoty a výzev. Proto se už od výběrového řízení soustředíme na to, aby nový kolega měl veškeré informace o tom, co ho u nás čeká. V prvních měsících nováčkovi také dáváme častou zpětnou vazbu, aby věděl, na čem musí zapracovat a co už teď zvládá skvěle.

Co jsme změnili a proč

Díky pevným základům, které jsme ladili v roce 2019, jsme v dalším rozvoji onboardingu měli na čem stavět.

Když pak na jaře 2020 přišel první lockdown (a po něm mnoho dalších), byla to výzva pro nově nastupující kolegy i ty, kteří byli do onboardingu už zapojení. A zabrat dostali i týmlídři a všichni, kteří se zapojují do organizace nástupů. Přechod do on-line režimu se tak na nastavení našeho procesu výrazně podepsal – v pozitivním smyslu, neboť přinesl zásadní změnu nynější podoby onboardingu.

V on-line režimu jsme se jako firma potkávali ještě častěji, s nováčky pak klidně i víckrát do týdne. Zatímco při setkání v kanceláři se toho hodně vyřeší dotazem na kolegu vedle, při zaučení na dálku jsme dávali prostor doptat se i na Meetu.

Asana vstupuje na scénu

Do onboardingu se totiž zapojila Asana, centrální mozek Obsahovky. Řídíme v ní vše od klientských spoluprací po interní marketing. Každý nováček tudíž umí s Asanou pracovat od prvního dne. Ačkoliv jsme tento nástroj pro řízení onboardingu z počátku nepoužívali, záhy jsme začali a vyřešili tak jednu zásadní bolístku. Odjakživa u nás totiž platí: co není v Asaně, jakoby nebylo. Stávalo se tak, že úkoly mimo Asanu (včetně ty z onboardingu) nováčci nestíhali plnit.

Ať už používáte Asanu, Trello nebo jiný organizátor práce, můžete do něj vložit každý standardizovaný krok v životě zaměstnance a vytvořit si tak onboardingovou šablonu platnou pro každého nově příchozího.

My používáme tuhle logiku:

• začínáme šablonou pro nábor zaměstnance, kde zahrnujeme kroky spojené s marketingem, organizací i administrativou výběrového řízení,
• navazujeme šablonou, která slouží k přípravě před nástupem zaměstnance (od podpisu smlouvy přes zdravotní prohlídku až po přípravu pracovního místa),
• následuje šablona, která provází zaměstnance celým obdobím zkušební doby – oproti předchozím dvěma, které jsou určené pro interní přípravu a organizaci, slouží tato šablona hlavně pro nového kolegu.

Šablona v Asaně je rozdělená na 1.-3. měsíc a následující období 3.-6. měsíců. Jednotlivé úkoly pak nováčci plní po týdnech.

V neposlední řadě najdete v naší Asaně také šablonu, která připomíná například výročí nástupu do firmy, nebo šablonu pro řízení všech úkolů offboardingu.

Onboarding v době pandemie nás přiměl nelpět na starých pořádcích. Ačkoliv v některých situacích bude vždy lepší osobní setkání, zjistili jsme, že dokážeme kolegy úspěšně nalodit i na dálku. A nelehká situace nám poskytla i jedno (univerzálně platné) ponaučení. I když uděláte maximum pro to, aby se nový člen vašeho týmu nalodil co možná nejlépe, neznamená to, že společná snaha nepřijde vniveč a spolupráce dřív nebo později neskončí.

Jak náš onboarding vypadá teď

Vynecháme-li fázi před nástupem zaměstnance (pre-onboarding), obecné doporučení říká, že onboarding by měl trvat nejméně tři měsíce. Tohoto pravidla jsme se dříve také drželi, ukázalo se ale, že čtvrt roku je příliš krátká doba na to, aby se nový kolega rutinně naučil vše, co potřebujeme.

Náš současný onboarding proto trvá 1 rok a je rozdělený do dvou fází.

Filozofie našeho onboardingu je od začátku roku 2021 postavená na tom, že se nový kolega neustále zlepšuje a postupně plní nastavená kritéria tak, aby po ukončení prvního roku fungoval stejně jako jeho dlouholetí kolegové.

Fáze 1 – Zkoušíme to

V prvním období ode dne nástupu do konce zkušební doby se nový kolega seznamuje se základním fungováním firmy a očekáváními, která od jeho role firma má. V úvodu projde školením na práci se všemi nástroji, úvodní schůzkou s týmlídrem i seznámením s celou firmou.

V rámci onboardingové šablony se nováček první tři měsíce

• seznamuje s misí, vizí a hodnotami firmy,
• na setkání se zakladatelem Obsahovky Martinem zabrousí do historie firmy a seznámí se s kontextem trhu, na kterém jako agentura fungujeme,
• pozná šíři našich služeb, seznámí se s obchodním procesem i základy firemních financí,
• pochopí principy revizí a zpětné vazby
• nebo projde školením češtiny.

Během prvního měsíce se noví kolegové setkají s Martinem Brablecem, který nováčkům přiblíží historii a vývoj firmy. Nováček se také může na cokoliv doptat.

Nejlépe nám funguje učení praxí, proto hned od druhého dne zapojujeme nováčky do práce na projektech. Předtím, než se poprvé pustí do práce na novém klientovi, projde nový kolega detailním onboardingem do projektu a úzce spolupracuje s vedoucím copywriterem. Ten zná projekt nejlépe a dohlíží tak na nováčka, aby jeho neznalostí neutrpěla kvalita výstupů.

Od začátku spolupracuje nový kolega s velkou částí týmu, a pokud by náhodou neměl šanci někoho poznat při práci, seznámí se s ním při týdenních rituálech nebo pravidelném společném brunchi. Vedle toho se setkává se svým týmlídrem, od kterého dostává zpětnou vazbu. Hodnocení své práce má navíc na stole každý den díky revizím napsaných textů.

Počítáme s tím, že na konci zkušebky už nováček zná pravidla našeho fungování a bez problému se v nich pohybuje. Ověřujeme si také, jak se mu daří reflektovat zpětnou vazbu a zda i za první měsíce vidíme pokrok v jeho práci. Zkušebku ukončujeme souhrnným feedbackem od těch, kteří s nováčkem pracují nejčastěji.

Fáze 2 – Ladíme to

V období od 3. do 6. měsíce už nováček rutinně pracuje s nástroji a zvládá fungovat v nastavených pravidlech. Více se tedy zaměřuje na oborové vzdělávání. Zatímco šablona pro první tři měsíce je univerzální pro všechny kolegy napříč pozicemi, copywriteři pak navazují standardizovanou šablonou s oborovými úkoly pro období od 3. do 6. měsíce. Naopak projektoví manažeři (nebo jiné pozice, například back office nebo marketing) dostávají úkoly individuálně od svého nadřízeného.

Od nástupu do firmy se kolegové postupně seznamují s pracovními kritérii a během prvních měsíců mají dost času, aby je přijali za své – a po půl roce už víme, že jim plnění nastaveného očekávání nedělá problém. Jakmile také dokončí onboardingem dané oborové vzdělávání, nový kolega si sám volí, v čem se bude dál rozvíjet. Sáhnout může do obsáhlé databáze kurzů a materiálů, které máme k dispozici, a svůj výběr může konzultovat s profesně staršími kolegy nebo týmlídrem.

Od roku 2021, kdy máme onboarding postavený na principu postupného zlepšování a plnění náročnějších kritérií, si procesem prošlo (nebo prochází) více než 10 kolegů. Ze zpětné vazby vidíme, že systém je nastavený tak, že šikovní kolegové naplňují pracovní očekávání již ke konci zkušební doby.

Nová posila nabývá stále větší jistoty a rychleji se tak dostává k náročnějším úkolům, které člověka posouvají. Tým velmi rychle získá kolegu, na kterého je spoleh a svoji práci plní kvalitně i přes to, že za sebou nemá roky ve firmě. Win-win.

Amálie a Klára přišly do Obsahovky jen s několikatýdenním rozestupem a prochází tak podobnými částmi onboardingu. Spoustu otázek si vzájemně zodpoví nebo si vymění nově nabyté know-how.

Kam směřujeme

Je nám jasné, že náš onboarding není perfektní, nikdy nebude. Neustálým zlepšováním ale funguje přesně tak, jak zrovna potřebujeme.

Proto přidávám poslední poučení závěrem: smiřte se s tím, že nikdy nebudete u konce. Váš cílový stav není, že se zlepšováním někdy přestanete. Naopak – u neustálého vývoje to všechno začíná. Takže neřešte, že jste u verze 3.127, prostě dbejte na to, aby proces sloužil vám, ne vy jemu.

Máte k onboardingu dotazy nebo tip, který se osvědčil ve vaší firmě? Napište nám na dobrezpravy@obsahova-agentura.cz. A pokud vás láká práce v Obsahovce, sledujte naši kariérní stránku, kde najdete nově vypsané pozice.