[C&CKH 27] Zvládnete cokoliv. Když si to dobře naplánujete

1. OKR – cesta k výsledkům

Ať už plánujete další rozvoj své firmy nebo si chcete vytyčit osobní cíle, pomohou vám s tím OKR. Objective Key Results.

Tento moderní manažerský nástroj využijete na přípravu jakéhokoliv dlouhodobého plánu, nejlépe se ale hodí pro větší firmy od 25 zaměstnanců.

Díky OKR:

• Se firma systematicky posouvá.
• Všichni vědí, kam směřují a snadno mohou k naplnění cílů přispívat.
• Nikdo neplýtvá energií na nepodstatné úlohy.

Company a Group Objectives

Company objectives, které stanovují vysocí manažeři, určují směřování firmy na několik let dopředu a inspirují a motivují řadové zaměstnance. Group objectives jsou pak menší cíle, které si stanovují jednotlivá oddělení. Vždy ale musí být v souladu s Company objectives.

A jak vypadá takové plánování v praxi?

1. Objectives – zlepšit marketingovou prezentaci firmy
2. Key Results – získat na Facebooku 2 000 fanoušků
3. Iniciatives – každý den dám na Facebook jeden post v jednotném grafickém stylu.

A čemu se vyhnout?

• Objectives nesmí být příliš mnoho – stanovte si ideálně 3, maximálně 5. Zároveň musejí být dostatečně odvážné, nedržte se při plánování při zdi.
• Key Results by nemělo být víc než 5 na jeden Objective a musí být snadno změřitelné.

Systém OKR vychází z MBO (Management by Objectives), který v padesátých letech 20. století vymyslel americký ekonom a zakladatel moderního managementu Peter Drucker. CEO Intelu Andy Grove jej v roce 1968 upravil a přejmenoval na OKR. Nejvíce pak OKR zpopularizoval John Doerr z Google.

Dnes tento systém používají desítky top firem po celém světě. Vedle Google například také Intel, Facebook, Adobe, Samsung, Amazon, Netflix a spousta dalších.

2. Jak se stát lepším facilitátorem

V dnešní době brainstormingů, workshopů, meetingů a školení se bez dobrého facilitátora (člověka, který řídí a moderuje diskuzi) neobejdete. Nemusíte ale hledat specialistu. Dobrým facilitátorem se můžete stát i sami.

Co je to facilitace?

Vedení procesu jednání více osob, které má určitý cíl, probíhá ve vymezeném čase způsobem, se kterým všichni souhlasí.

Jak na to?

Odpoví nám Dr. PV. Zkratka čtyř slov, která tvoří základ každého procesu a bez kterých se neobejdete.

• Definice – proč jsme tady a čeho máme dosáhnout.
• Role – jaké jsou role jednotlivých účastníků.
• Proces – jakým způsobem se dobereme výsledku.
• Výsledek – samotná práce na tématu.

Při přípravě nevynechejte ani jednu část, jinak se vám rozpadne celý proces.

Dobře odstartujte

• Nastavte si očekávání (realistická) – očekáváme, že už vybereme přímo kávovar, nebo nám stačí jenom podklady a doporučení? Na začátku musí stát jasně daná otázka, na kterou hledáme odpověď.
• Hned na začátku stanovte požadovaný způsob chování účastníků. Vyloženě technické věci jako je vypnutí mobilů, ale i způsob jednání, kdy například jasně deklarujete, že chybovat je lidské a žádná odpověď není špatná.
• Stanovených pravidel se držte a nevyhovující chování zarazte hned v zárodku (pozor na precedens).
• Běžte příkladem a dodržujte stanovený plán.

V průběhu musejí účastníci vždy vědět, v jaké fázi procesu se nachází. Informujte je o tom pravidelně např. pomocí flipchartu s vypsaným programem setkání. Na konci pak dejte jasně najevo, že už je skutečně konec.

O zkušenosti z facilitace se s vámi podělila Katka, která pravidelně vede workshopy o obsahových strategiích i workshopy pro klienty.

Jakmile dostanete pod kontrolu proces, ještě nemáte vyhráno. Musíte zvládnout i účastníky. Narazit při tom můžete na 4 typy lidí:

Vůdčí typ

Ví, co chce, umí prosadit svou bez ohledu na ostatní, chce dosáhnout cílů a být efektivní, preferuje akci a dotahování věcí. Nejdůležitější hodnotou je pro něj výkon.

Vůdčí typ pod stresem je:

• povýšený a útočný,
• dominantně prosazuje svou,
• tlačí a vyhrožuje,
• používá svou moc,
• vyvolává konflikt a strach,
• křičí.

Jak ho zvládnout

Vymezte jasně role a kompetence, neeskalujte konflikty, vždy se vracejte k cíli, buďte struční a jasní, používejte humor, doptávejte se na důsledky – „myslíte to opravdu vážně?”

Analytický typ

Potřebuje informace, na věci se dívá nezúčastněně a logicky, pracuje dlouhodobě a systematicky, zaměřuje se na detaily. Nejdůležitější hodnotou je pro něj pravda.

Analytický typ pod stresem je:

• šťoura, kritik a negativista,
• povýšený elitář,
• zasekává se,
• mluví jen v číslech,
• ještě více argumentuje,
• říká: „definuj mi,“ „já jsem to říkal,“
• slovíčkaří, jeho přístup je pedantský.

Jak ho zvládnout

Dodejte maximum informací, precizně stanovte cíle a zadání, odkazujte na zdroje, ptejte se jaké informace mu chybí, vyslechněte ho.

Společenský typ

Je rád středem pozornosti, hodně mluví a rychle reaguje, často přemýšlí nahlas. Chce být tam, kde se něco děje a chce mít vliv na výsledek. Rád sděluje své myšlenky a názory. Nejdůležitější hodnotou je pro něj on sám.

Společenský typ pod stresem je:

• ukecaný, vtipálek, sabotér a ignorant,
• mluví od věci,
• skáče do řečí, je afektovaný,
• opakuje se,
• ignoruje,
• polarizuje,
• používá osobní výpady,
• manipuluje,
• neumí přiznat chybu.

Jak ho zvládnout

Nepoužívejte parafráze, přerušujte, doptávejte se, co tím myslel, minimalizujte program v plénu a raději rozdělujte na skupiny. Dejte možnost se ctí změnit
názor – dejte na výběr ze dvou možností.

Přátelský typ

Upřednostňuje zájmy druhých, umí naslouchat a je empatický. Podporuje ostatní při jejich práci, nemá rád příliš pozornosti. Nejdůležitější hodnotou jsou pro něj vztahy.

Přátelský typ pod stresem je:

• pasivní, pasivně agresivní,
• úplně se stáhne,
• schovává se za někoho,
• nekomunikuje napřímo,
• hraje za zády,
• přitakává všem,
• je netečný,
• moralizuje a vyčítá.

Jak ho zvládnout

Pracujte ve dvojicích nebo skupinách, ideálně anonymně, dejte prostor všem – „Ještě všichni nemluvili, teď je prostor.“ Ubezpečte ho, že sezení neohrožuje jeho vztahy.

A co platí na všechny? Skákejte do řeči.

• Z pozice facilitátora k tomu máte mandát. Není to neslušnost, ale spíš povinnost. Když někdo mluví dlouho a facilitátor mu neskočí do řeči, tak dělá svou práci špatně.
• Buďte důrazní. Pokud si nevezmete slovo dostatečně důrazně, vytvoříte precedens, že vám diváci nemusí věnovat pozornost – může pak pro vás být těžší získat pozornost.
• Buďte připravení. Nesmí se vám stát, že si vezmete slovo a nemáte co říct.
• Dejte vědět předem, že budete skákat do řeči. Při skákání do řeči může pomoci i oslovení jménem nebo dotek.

Pro zlepšení facilitace samozřejmě nestačí přečíst jeden článek. Důležitá je praxe. Proto trénujte a když jste v roli účastníka, cíleně sledujte, jak si vedoucí během workshopu nebo brainstormingu počíná.