[Návod+check-list] Od nuly k onboardingu, který nováčkům usnadňuje nalodění do agenturního života

Lucie Čačalová

Když jsem před dvěma a půl lety nastupovala do Obsahovky, nic jako systematický onboarding tady neexistovalo. Jediné pravidlo, které platilo, znělo „neboj se kohokoliv zeptat na cokoliv“. To u nás platí dodnes. V počtu více než 25 lidí ale přišla doba onboardingová, kdy nováčky vítáme propracovaným tříměsíčním procesem. Máme k němu check-list, který si můžete stáhnout, a ukážeme vám taky, jak jsme k němu dospěli a co si z něho můžete vzít vy.

Mít, či nemít? Jak poznat, že onboarding ve firmě potřebujete

Dovolím si na úvod jedno tvrzení vycházející čistě z osobní zkušenosti, kterým navíc riskuji, že spousta z vás přestane po pár řádcích číst: firmy o pár lidech onboarding nepotřebují.

Je tu jedno ALE.

Firmy o pár lidech onboarding nepotřebují za předpokladu, že s nováčkem mluví a šéfovi i kolegům upřímně záleží na tom, aby hladce zaplul do firemního fungování. Bez komunikace to nejde, i když naloďovací proces máte. Je to ale must-have ve chvíli, kdy struktura onboardingu neexistuje.

Ani Obsahovka nebyla v absenci onboardingu výjimkou. Když jsem nastoupila, v kanceláři všichni spíš mlčeli, než mluvili. Po mé otázce ale odpověď a pomoc kolegů vždycky přišla.

Dva měsíce po mém nástupu. Stále v počtu do jednoho selfíčka. Něco jako onboarding u nás neexistuje, jedeme metodu „kdo se nezeptá, neví“.

Moje počáteční nejistota mizela úměrně narůstajícímu zapojení do různorodých projektů a za rok a něco málo jsem se dostala do role, kdy jsem podobu nástupů mohla sama ovlivnit. Ta chvíle na sebe nenechala dlouho čekat – malý nemluvný kancl se začal rozšiřovat a bylo jasné, že bez onboardingu 1.0 dlouho fungovat nemůžeme.

Co se přesně změnilo?

  1. To, že přišel nový kolega přestalo být vzácností, ale spíš pravidlem.

  2. Začala vznikat struktura firmy a nováčci nevěděli, kdo řeší jakou agendu.

  3. Informace se k novým kolegům dostávaly nesystematicky a neúplně, protože nebylo jasné, kdo a kdy je komu předává.

Čísla mluví jasně, onboarding se vyplatí (nejen finančně)

Pokud pracujete ve firmě, která zažívá symptomy popsané výše, možná je naloďovací proces injekcí do žíly, kterou zrovna potřebujete. Výhody strukturovaného naloďovacího procesu jsou dokonce ověřeny výzkumem mezi více než tisícovkou zaměstnanců, podle kterého:

  • 91 % zaměstnanců, kteří prošli efektivním onboardingem, cítí větší propojení se svojí prací,
  • 89 % úspěšně naloděných pracovníků dobře zapadlo do prostředí a kultury firmy
  • a 49 % hlásí, že díky dobrému onboardingu mohli svému týmu přispět už první týden v práci.

A co víc. Ti zaměstnanci, kteří označili onboarding za velmi efektivní, jsou až 18× oddanější své práci, než ti, kteří s naloděním spokojení nebyli. V době, kdy míra fluktuace v českých firmách dosahuje až k 15 %, je loajalita něco, o čem sní nejeden zaměstnavatel.

Nábor nových lidí si představte jako dlouhodobou investici. Pokud připravíte onboarding a o svou investici se staráte, postupem času se začne vyplácet. V opačném případě noví kolegové odejdou dřív, než se pořádně pustí do práce a nováčkova bilance úspěšnosti skončí v červených číslech.

Suma sumárum, můžete-li ve firmě něco ovlivnit, neodsouvejte onboarding na poslední místo v to-do listu. Pokud ho nastavíte efektivně, ušetříte si nejen čas (a ten jsou peníze), ale pomůžete firmě i nováčkovi vykročit tou správnou nohou.

Jak šel čas s Obsahovkovým onboardingem

Asi vás nepřekvapí, že nejčastěji v Obsahovce naloďujeme copywritery. Když jsme našemu onboardingu vůbec poprvé dávali nějaké obrysy, logicky přišli na řadu jako první.

Nejdříve se to zdálo jako dobré rozhodnutí. Celý proces jsme otestovali na pár lidech a vychytali nejzjevnější mouchy. Jen pár měsíců po dokončení verze 1.0 ale vyšlo najevo, že za sebou máme jen zlomek práce.

Ukázalo se totiž, že strukturovaný nástup jedné pozice nefunguje dohromady s nestrukturovanými nástupy kolegů na jiných pozicích. Záhy jsme se pustili znovu do práce a upgradovali na verzi 2.0.

Než se vrátím k našemu ladění onboardingu, dovolím si ještě jednu osobní vsuvku. Do nastavení nástupního procesu jsem se pustila bez zkušeností s pozicí HRistky – prostě jsem chtěla, aby nástup lidí do mého týmu (a později do celé firmy) probíhal co možná nejvíc v pohodě. Věřím totiž, že lidé patří k tomu nejdůležitějšímu, co firma má. A věřím také, že s tímto vědomím může onboarding vymýšlet kdokoliv i tehdy, nemá-li ve firmě k ruce tým personalistů.
Lucie, autorka článku

První verze onboardingu měla podobu rozsáhlého check-listu. Ten pokryl úkony od vypsání inzerátu až po vytvoření vizitek při skončení zkušebky. Definoval také, kdo za kterou část zodpovídá a kdy ji má řešit.

Pokud zvolíte stejný systém, nezapomínejte i na takové detaily, že někdo musí napsat post na Facebook, někdo musí komunikovat s kandidáty a někdo chystá nováčkovi pracovní místo. Nemáte-li HR oddělení, které by celý proces zastřešilo, zjistíte, že jednotlivých úkonů je hodně. Všechny si vypište a přiřaďte k nim kolegy, kteří je zajistí.

S check-listem jsme pracovali několik měsíců, postupem času se na něho ale nabalovaly další povinnosti. Ukázalo se, že:

  • check-list pro copywritery neodpovídal potřebám jiných pozic, kterých jsme začali přijímat čím dál víc,
  • manuál nebyl připravený na to, že z jednoho týmu copywriterů máme najednou strukturu a s ní i minimálně o dva specializované týmy (a tým-lídry) navíc,
  • jednotlivé kroky sice měly svoje řešitele, nikdo ale naloďovací proces neřídil jako celek.

Vše jsme zrevidovali, aktualizovali a pojmenovali Onboarding 2.0. Pod křídla si novou verzi vzala tehdy čerstvě naloděná back-office posila Pavla a od léta 2019 s ním zdárně fungujeme.

5 tipů pro úspěšné zvládnutí onboardingu

Vylepšování onboardingu nikdy nekončí. Můžete si ale z naší praxe vzít to, co se nám osvědčuje a to rovnou zavést do vašeho procesu.

1. Jeden koordinátor vládne celému procesu

Pavla se stala koordinátorkou celého procesu – má pod palcem nejen všechny nástupy a koordinaci zapojených lidí, ale také zlepšování onboardingu jako takového.

Ačkoliv spolupracuje s minimálně čtyřmi dalšími kolegy – lídrem týmu, projekťákem, nováčkovským mentorem a markeťákem – díky přesně definovanému postupu jí úkoly spojené s onboardingem ukrojí méně než deset hodin z jejího úvazku měsíčně.

V dokumentu s pořadovým číslem 2.0. se nám osvědčilo stanovit, čeho chceme onboardingem dosáhnout. Ačkoliv se tento bod může zdát jako zbytečnost, ve skutečnosti nám slouží jako kotva. Jak v určování toho, co do tříměsíčního procesu zahrnout, tak ve vyhodnocení, zda se nám to povedlo

Jako jednu z prvních věcí při tvorbě onboardingu definujte cíle. Lépe se vám pak bude hodnotit, zda celý proces funguje.

2. Udělejte dobrý (nejen) první dojem

Nemyslete jen na to, co musíte udělat, aby nástup vůbec proběhl. Zařaďte i to, co nováčka uklidní a usnadní změnu práce.

„Změna práce může být pěkně stresující, proto jsem byla ráda, že jsem kolegy potkala ještě před oficiálním nástupem. Nejen, že jsem zjistila, na koho se můžu těšit, ale taky jsem si oddechla, že máme stejný smysl pro humor a některé společné koníčky. A hlavně, když jsem viděla projekťáka v triku Piko & Rybí prsty, všechen stres ze mě opadl.“
Hanka, analytika

V Obsahovce například:

  • Zveme budoucího kolegu na všechny společné akce ještě předtím, než oficiálně nastoupí. S kolegy se seznámí předem a první den přichází ke známým tvářím.
  • Několik dní před nástupem posíláme uvítací e-mail, který nováčkovi zodpoví všechny praktické informace od čísla zvonku až po to, jestli si má vzít papuče.
  • Na pracovní místo nováčkovi připravíme základní kancelářské potřeby, ale i čokoládku a vzkaz ke zpříjemnění prvního dne.

Drobnosti nováčkům nedáváme kvůli lajkům na sítích. Kvalitně zvládnutý onboarding ale může pomoct šíření dobrého jména firmy.

3. Mějte jedno místo, kde nováček najde všechny důležité informace

Když nový kolega poprvé přijde do práce, čeká ho pořádná „nalejvárna“ od seznámení s lidmi a pracovními nástroji až po prohlídku kanceláře a vyjasnění procesů.

Přechroustat takovouhle nálož informací není jednoduché, proto má nový kolega hned od rána k ruce newbie manuál a firemní wikipedii, kde jsou všechny informace přehledně zopakované. Doporučujeme takové místo vytvořit i ve vaší firmě – nováčka uklidní, že zapomenuté informace vždycky najde na jednom místě.

Nováčci dostanou do rukou newbie manuál – rozcestník se základními informacemi a nutnými odkazy. Na rozkoukávání mají čas po celou zkušebku, už od druhého dne jsou ale zapojení do práce.

Využíváme materiály a znalosti, které už máme – a vy to dělejte taky, ušetříte si práci. Ať už to jsou firemní wiki či přístupy do desítek různých kurzů, záznamy z know-how porad a interních školení, články na blogu nebo třeba e-booky a e-mailingové seriály.

Nováčkům nesepisujeme nové manuály, ale jen předáváme odkazy, na kterých všechno najdou. Spolu s Martinou, copywriterkou a ostřílenou přednášející, si navíc projdou rétorickým školením a šéf Obsahovky Martin je seznámí s historií firmy, misí, vizí a aktuálními plány.

4. Vytvořte nováčkovi záchrannou síť kontaktů

Vedle písemností má nováček k ruce i nováčkovského mentora, kterého se může zeptat kdykoliv na cokoliv. U nováčka odpadá strach, že by dotazy někoho rušil, a Obsahovka má větší jistotu, že žádný dotaz nezůstane bez odpovědi.

„Nástup do nové práce je pro introverty noční můra. Naštěstí ze mě v Obsahovce všechen ostych rychle opadl. Pomohla mi mentorka nováčků Marťa, která se mě ujala. Vyzývala mě, ať se jí ptám na všechno – i na to, čemu bych řekla blbost. Tyhle blbosti jsou totiž často palčivé. A tak jsem se ptala a ptala a ona na všechno s úsměvem odpovídala. Zlatá Marťa! Díky tomu jsem se tu začala cítit jako doma. A taky mi do Slacku nahrála smajlíky na míru.“
Míša, copywriting

Mentor je nováčkovi k dispozici neustále. Ve zkušebce se nový kolega navíc pravidelně potkává s lídrem svého týmu. Na schůzkách reflektuje uplynulé dny, sdílí obavy nebo se může na cokoliv doptat. Pro tým-lídra je to skvělá příležitost zjišťovat, jak se nováčkovi daří, co ho baví nebo s čím bojuje.

„Po celou zkušebku jsem se setkával s Bárou, která vede vizuální tým, a probírali jsme, co se povedlo i nepovedlo. A bylo to opravdu super. Oboustranná zpětná vazba je důležitá pro poučení se z chyb a zlepšování. Nedokážu si to představit jinak.“
Luboš, grafika

5. Dávejte a sbírejte feedback

Zpětnou vazbu dostává nový kolega pravidelně na schůzkách s tým-lídrem i denodenně od kolegů při práci. Jakmile se blíží konec zkušební doby, přichází čas na bilanční schůzku. S nováčkem probereme:

  • jeho spokojenost,

  • naplnění očekávání,
  • plány do dalších měsíců
  • i hodnocení onboardingu.


Předáme mu také ucelený feedback, který shrnuje, co se mu daří, i to, na čem je potřeba zapracovat. Tato schůzka je symbolickou tečkou za statutem nováčka a novému kolegovi dá do začátku přehled o tom, jak si stojí.

Bilanční schůzkou setkávání nováčka s tým-lídrem zdaleka nekončí. V copy týmu máme pravidelné měsíční schůzky pod označením ORK, vizuální tým se potkává při BÁRCE a projekťáci mají VOLTy. Na zvláštní názvy si prostě potrpíme.

5 bodů, které si zapamatujete

Za rok a něco málo jsme se dostali ze situace, kdy jsme onboarding nijak neřešili, do stavu, kdy máme vyladěný proces připravený na nástupy všech pozic. Víme, že perfektní nikdy nebude – neustále se totiž mění, stejně jako celá Obsahovka. Pokud se do nastavení onboardingu na vlastní pěst také pouštíte, využijte našeho postupu:

1. Udělejte si představu. Inspirujte se, jak to dělají ve firmách podobných té vaší. U toho si zodpovězte otázky:

  • Čeho chceme onboardingem dosáhnout? Proč to vůbec děláme? Nastavte si jasné cíle.
  • Jak dlouho bude náš onboarding trvat? Měsíc, kvartál, rok nebo dva?
  • Kdo to celé bude mít na starosti? Kteří z kolegů se ještě ještě zapojí?
  • Jsou aktivity, které chceme zavést? Například feedback pro nováčky, uvítací balíček… Pokud ano, co k tomu potřebujeme?
  • Jakou to celé bude mít podobu? Check-list, manuál nebo třeba myšlenková mapa?

2. Dejte dohromady vše, co máte. Pokud vás ve firmě pár je, pravděpodobně už za sebou nějaký ten nástup máte. Zjistěte, co fungovalo a co ne. Požádejte nové kolegy o upřímnou zpětnou vazbu a zahrňte ji do tvorby nového procesu. Poptejte se na zkušenosti z předchozích zaměstnání. Můžete použít i metodu Jobs-Pains-Gains, pomocí které nastavujeme procesy.

3. Sepište to. V hlavě už máte dobrou představu o tom, jak by to celé mělo vypadat. Hoďte ji na papír, nechte odležet a po pár dnech zrevidujte původní nápady.

4. Testujte. Proberte navržený postup s kolegy nebo šéfem a hlavně všechno uveďte do praxe. Zůstat ve starých kolejích je jednoduché, proto dbejte na dodržování nových pravidel. Co se ukáže jako zbytečná administrativa, to upravte.

5. Sbírejte zpětnou vazbu. Nejlepší radu vám dají ti, kteří onboardingem prošli. Feedback sbírejte systematicky (třeba pomocí dotazníku) a pokud poznatky zapracujete, dejte o tom nováčkovi vědět – každého potěší, když je užitečný.

Náš manuál má celkem 17 stran a náleží k němu nespočet check-listů a šablon. Ve vaší firmě to bude nejspíš úplně jinak. Pro inspiraci jsme z našich instrukcí vytáhli základní kroky a zpracovali je do jednostránkového check-listu, který může sloužit jako základ pro váš nový proces.

Onboarding tak, jak ho máme nyní nastavený, jsme připravovali asi 50 hodin a otestovalo ho už 10 nově příchozích. Díky zpětné vazbě neustále ladíme drobné detaily a vylepšujeme proces pro nové kolegy.

A co vy, pustíte se do toho taky? Svoje zkušenosti s námi sdílejte na Facebooku nebo třeba LinkedInu.

Zpět

Sdílet