[Návod] Jak začít s interním mentoringem a proč tak skvěle funguje

Kateřina Kalivodová

Školení, workshopy či konference – tradiční způsoby oborového vzdělávání pro mnoho lidí nefungují. Důvodů je více: například se věnují tak specializované činnosti, že pro ni nejsou dostupná školení. Nebo jsou, ale lidé bojují s tím, jak získané poznatky převést do praxe. Případně na školení kvůli osekaným rozpočtům nemají ani peníze.

Co kdybyste přestali hledat externího profíka, který vám předá své know-how, a podívali se mezi své kolegy? Pokud je někdo z nich v dané oblasti dál než vy, může se stát vaším mentorem.

Interní mentoring má spoustu výhod:

  • učíte se na projektech z praxe a většinu ihned aplikujete,
  • pokud si nevíte rady, mentor vám pomůže,
  • odpadají náklady za školení a případné cestování,
  • dá se dobře uskutečnit i on-line,
  • program přizpůsobíte tomu, co zrovna v práci řešíte.

Proč je interní mentoring tak užitečný

Přednášky a školení jsou moc fajn. Ze své vlastní zkušenosti ale vím, že nejvíc se naučím na reálných projektech. Nebo když se můžu někomu zkušenému koukat pod ruce a on mi detailně vysvětlí, co dělá a proč.

Pamatuju si, jak už před několika lety náš šéf Martin Brablec textoval landing page pro jednoho prodejce aut. Pro copywritery ve firmě si připravil přednášku a podrobně nám celý text rozebral. Bylo to o dost užitečnější, než kdybych si přečetla pět článků o psaní landing pages s obecnou omáčkou.

Právě v tom spočívá síla interního mentoringu:

  • pracujete na projektu, který je pro vás výzvou, a zkušenější kolega vám pomáhá ho zvládnout,
  • nebo na projektu přímo nepracujete, ale koukáte mentorovi pod ruce a on s vámi otevřeně sdílí své myšlenky a postupy.

Obecné teorie je minimum a vše si ukazujete na reálných situacích, které právě ve firmě řešíte.

Jak funguje mentoring u nás

V Obsahovce mám na starosti tvorbu obsahových strategií. Podobných projektů přibývalo, a já jsem je přestávala stíhat. Proto se na strategie začala specializovat i kolegyně Eva Smíšková, má nynější mentee (označení pro mentorovaného člověka).

Potřebovala jsem ji zaučit, aby časem zvládla vést projekty samostatně. Na interní wikipedii jsem detailně sepsala postup tvorby strategií a Evě ho vysvětlila.

Jenže když začínáte s novou specializací, půldenní nalívárna vás nespasí. Potřebujete si všechno postupně osahat a vyzkoušet. Ale zároveň ještě nemáte dost zkušeností, abyste mohli pracovat samostatně, a je potřeba, aby vám s projektem někdo pomohl a vy jste neudělali žádnou botu.

Právě tohle byl důvod, proč jsem u obsahových strategií zavedla jednou za 14 dní mentoringová setkání.

Naše pravidelné schůzky se skládají ze tří částí. Nejdřív probíráme strategie, na kterých pracuji já. Seznámím Evu s tím, jak projekt pokročil od minulé schůzky, jaké výzvy či komplikace se objevily, jak jsem je vyřešila a proč. Pokud jsem třeba zrovna pro klienta zpracovávala obsahový audit, na mentoringu jsem jí ukázala, jak vypadá výstup, a vysvětlila, jak přesně jsem postupovala.

Pak se věnujeme strategiím, na kterých pracuje Eva. Zajímá mě, jak se práce vyvíjí a jaký další postup plánuje. Společně ho probereme a ona se mě může na cokoliv zeptat.

V třetí části mentoringu se zaměřujeme na interní věci, které souvisejí se strategiemi. Řešíme třeba úpravy procesů nebo zajímavé postupy, které chceme vyzkoušet.

V závěru se domluvíme, kdy bude další sezení. Mentoring míváme každou druhou středu v jednu odpoledne, ale někdy je některá z nás pryč nebo má schůzku. V takovém případě si operativně domluvíme jiný termín.

  • Pro spoustu firem je web jejich nejdůležitějším obchodním nástrojem. Nechte si od ostříleného copywritera poradit, co konkrétně na vašem webu vylepšit, abyste z něj dostali maximum. Obsahový audit Hnidopich&Rýpal je navíc dostupný i pro malé firmy.

Kolik času mentoring zabere

Příprava na schůzku mi jednorázově zabere 30–60 minut. Samotné sezení pak trvá zhruba hodinu, ale pokud toho zrovna nemáme moc k probrání, tak i méně.

Eva se na schůzky připravuje průběžně a zapisuje si své otázky a nápady. Tato příprava jí dohromady zabere také kolem 30–60 minut.

Měsíčně tedy mentoring za nás za obě zabere maximálně 4 hodiny. V této časové dotaci je rozvoj nás obou a zároveň i praktický posun strategií, na kterých pracujeme.

Co přináší mentoring mentee

Teď na chvíli předám slovo Evě, aby vám popsala, v čem jako mentee vidí největší přínosy mentoringu.

„Na mentoringu mě nejvíc baví diskuze. Když můžete probírat svou práci s někým, kdo je opravdu expert, naučíte se toho podle mě nejvíc. Vím, že můžu nadhodit jakékoliv téma a nikdy to nebude špatně. S Katkou rozebereme úplně všechno: od nacenění výzkumů přes ideální součásti strategického dokumentu až po vhodnou prezentaci klientovi. Vědomí, že můžu svoje postupy rozebrat s někým zkušenějším, mi dává volnost být co nejvíc kreativní a vymýšlet všechny možné varianty. Na mentoring se vždycky těším a určitě bych ho doporučila všem, kdo se chtějí zlepšit, ale trh se vzděláváním v jejich oboru pro ně není dostatečně zajímavý.“
Eva Smíšková, copywriterka

Co přináší mentoring mentorce

Mohlo by se zdát, že mentoring je přínosný hlavně pro menteeho, ale z vlastní zkušenosti vím, že i pro mě má spoustu výhod.

Klidný spánek

V začátcích mi mentoring přinášel hlavně duševní klid. Měla jsem detailní přehled o tom, co se děje v Eviných projektech a věděla jsem, že vše klape.

Konzultace

Teď už má Eva za sebou spoustu strategií a já vím, že zvládne celý projekt odvést i bez mé pomoci. To s sebou přináší další výhodu.

Každá strategie je jiná a nese s sebou výzvy, které je potřeba vyřešit. A je skvělé, pokud je máte s kým konzultovat. Eva už má spoustu zkušeností a vím, že od ní dostanu relevantní a fundovaný názor.

Aktuálně tedy mentoring není tak jednostranný jako v začátcích, ale proměnil se v oboustrannou výměnu názorů a zkušeností.

Pořádek v projektech

Pravidelná setkání mě nutí, abych si v rámci přípravy udělala pořádek ve svých projektech. Zkontroluji, v jaké fázi jsou, podívám se, jak jsme na tom s čerpáním hodin a naplánuji další postup.

Tohle je pro mě neuvěřitelně velký benefit. Když ještě mentoringy nebývaly, stávalo se, že jsem byla zavalená copy prací s hořícími deadliny. A přes záplavu operativy jsem se nedostala k tomu, abych posunula dlouhodobé práce na strategiích. Díky mentoringu se mi to už nestává.

Jedním z řešení této situace je naplánovat si „schůzku sám se sebou“, na které stav projektů zkontrolujete. Tohle mi ale moc nefunguje. Když je dost práce, mám tendenci tyto schůzky odkládat. Ale jakmile mám mít setkání s jiným člověkem, nemůžu ho tak jednoduše odložit.

Profesní růst

Říká se, že nejlépe dané látce porozumíme, když ji vysvětlíte někomu dalšímu. Je to pravda. Abych mohla něco předat, musím si nejdřív sama uspořádat myšlenky, což vede k hlubšímu porozumění problematiky.

Posouvám se také v oblasti soft skills, protože mentoring je o naslouchání a vnímání potřeb druhého.

Rozvoj firemního know-how

Jak jsem už zmínila, máme v Obsahovce interní wikipedii. Na ní lidé z firmy najdou různé postupy, osvědčené rady a tipy.

Pokud s Evou probírám určité téma, třeba jak udělat pro strategii časový odhad, ty stejné informace v rámci přípravy vložím i na wikipedii.

Postupně a pravidelně tak roste objem zadokumentovaného know-how. Pokud by se strategický tým rozšířil o dalšího člena, najde na wikipedii opravdu působivé množství informací, ze kterých může čerpat.

Ale wikipedie není užitečná jen pro nováčky. Pokud nějakou specializovanou práci na strategiích dělám jen párkrát do roka, ráda si připomenu, co se mi osvědčilo posledně.

Jak zavést mentoring u vás ve firmě

Nejdřív si ujasněte, jestli je pro vás mentoring vhodný formát. Třeba u copywriterských pozic ho v současné chvíli nevyužíváme. Svým způsobem u nás mají copywriteři neustálý mentoring. Každý text totiž kontroluje jiný copywriter a dává na něj autorovi zpětnou vazbu.

Mentoring je vhodný například tehdy, pokud se potřebujete zaučit do komplikovaného a dlouhodobého procesu, který se skládá z mnoha částí.

Rady pro mentory

  • Abyste mohli mentorovat, nemusíte být špička v oboru. Stačí, když máte větší zkušenosti než váš mentee.
  • Nevadí, že jste sami mentoring nikdy neabsolvovali a nevíte, jak ho správně dělat. Udělejte si ho po svém.
  • Jako mentor nemusíte vědět vše. Nebojte se menteemu říct, že třeba neznáte odpověď na jeho otázku. Navíc to může mít pozitivní efekt v tom, že i sám mentee se nebude bát ukázat, že něco neví.
  • Na schůzky se připravujte.
  • Naplánujte pevná data schůzek a zadejte je na několik měsíců předem do kalendáře.

Rady pro mentee

  • Jednou z nejsnadnějších cest, jak získat mentora, je oslovit zkušenějšího kolegu z firmy.
  • Spousta lidí už o mentoringu slyšela, ale nemají s ním žádnou osobní zkušenost. Někteří se proto mohou bát, že být mentorem obnáší speciální dovednosti, které jim chybí. Proto je nemusíte žádat, aby se stali vašimi mentory, ale aby vás zasvětili do své specializace. Jde o to stejné, jen použijete jiná slova. A většina specialistů je zvyklá zaškolovat méně zkušené kolegy.
  • Pokud si nejste jistí, jestli je váš mentor dostatečně zkušený, protože je mladý, nespekulujte nad tím a zkuste to. Mentor nutně nemusí mít za sebou 20 let praxe, klidně můžete být ve firmě podobně dlouho.
  • Vytvořte si dokument, do kterého si budete psát poznámky z mentoringových setkání, abyste se k nim mohli vrátit.
  • Do dokumentu si také průběžně zapisujte veškeré nápady nebo otázky, které chcete s mentorem probrat. Jen tak na nic nezapomenete.
  • Moc neřešte, jestli jsou vaše dotazy dostatečně na úrovni k tématu. Chytrý mentor s vámi probere opravdu vše.
  • Fajn jsou i „domácí úkoly“ od mentora. Může vám dát třeba na revizi dotazník, který si sám sepsal klient a žádá úpravy. Pak společně proberete, co jste klientovi vytkli a navrhli.

Baví vás naše články? Přihlaste se k odběru newsletteru a jednou měsíčně vám pošleme odkazy na nové texty.

Zpět

Sdílet