Mimo kancelář: nastavte si OOO e-mail, který bude pro příjemce óóó

Automatické out of office e-maily v nepřítomnosti mohou být otravný spam, nebo příjemné rozptýlení a důvod k úsměvu. Máme tipy a příklady z praxe, jak si před dovolenou nastavit ten druhý případ.

Hotel rezervovaný, výlety naplánované, na letiště vyrážíte v pět ráno, teď už jen poprosit kolegu, aby za vás vzal poradu, odepsat na e-maily a co jsem to ještě… jo, sakra, nastavit automatickou odpověď v nepřítomnosti!

Zdá se vám tenhle příběh povědomý?

Jeho výsledkem jsou e-mailové schránky každodenně zaplavované stejným:

Mimo kancelář

Dobrý den, v termínu od X do Y čerpám dovolenou a budu mimo kancelář. Po dobu mé nepřítomnosti kontaktujte prosím kolegu@stejnafirma.cz.

To je dobré, ale…

… jde to dělat lépe. A nemusíte být copywriter, abyste svými out of office (OOO)
e-maily projasnili kolegům i klientům dny. Zaslouží si to – vždyť zatímco vy poleháváte s drinkem na pláži nebo běháte po horách, oni sedí v kanceláři.

Příklad klasického OOO e-mailu je dobrý v tom, že obsahuje všechny potřebné informace:

• Od kdy do kdy nebudete k zastižení.
• Na koho se může příjemce po dobu vaší nepřítomnosti obracet.

Když tyhle dvě věty doplníte jasným předmětem, je hotovo. Neurazíte, nenadchnete, ale když dojde podobná odpověď naráz od tří lidí, otrávíte.

Zkuste to tentokrát jinak.

5 tipů, jak na óóó e-mail

Následující tipy sami používáme, jsou tedy bezpečně schůdné i pro introverty.

1. Řekněte, co děláte

Tenhle e-mail si nepřečtu, protože:

• můj byt už nutně potřeboval vymalovat,
• zahrada přetéká jahodami a třešněmi a víkend na zavařování nestačí,
• jsem odjela na chatu bez internetu.

Cítíte ten rozdíl?

Možná si říkáte, že vaše aktivity nikoho nezajímají. To může být sice pravda, ale lidé si rádi připomínají vlastní zážitky a sny, takže zmínka o malování bytu může vzbudit spoluúčast a chata bez internetu podnítit denní snění o koukání do trávy.

Po návratu do práce se navíc vyhnete klasickému kolečku otázek: „Jaká byla dovolená? Tak to je fajn. A kde jste vlastně byli?“ Případně trapnějšímu: „Jaká byla dovolená? Jo aha, tys nikde nebyl...“

Je prostě mnohem příjemnější, když se rozhovor rovnou točí okolo toho, kde mají
v Chorvatsku nejlepší grundle.

Tento Martinův OOO e-mail podnítil u příjemců dvojí reakce – gratulace a soucit.

2. Přidejte osobní detail

Když se řekne Chorvatsko, většina lidí si představí válení u moře. Jenže Martina tam jela lézt po skalách. A víte co ji čekalo v poště po návratu? Milá odpověď
na OOO e-mail od klientky, ať si to moc užije, že i ona dřív lezla.

Poodhalte, čemu se věnujete ve volném čase a pomůže vám to i v tom pracovním.

3. Vtipkujte nebo alespoň odlehčete

Čím déle budete pryč, tím častěji bude váš OOO e-mail lidem chodit. A tím spíš
si příjemci zaslouží číst něco vtipného. Nemusíte to přehánět, dokonce to není ani žádoucí. Ironie a sarkasmus v on-line prostředí nikdy moc dobrou službu nedělaly.

Stačí si lehce udělat legraci ze sebe sama.

Taky nesnášíte, když vám flow narušuje splavitelnost Yukonu? Martině se to jednu dobu dělo pořád!

4. Buďte aktuální

Tenhle bod je možná aktuální jen v agenturách, stejně se o něj ale podělím. Pokud zrovna pracujete na velkém projektu a tedy si s určitými lidmi píšete častěji, nebojte se jim uzpůsobit svůj OOO e-mail na míru.

Když jsem při práci na webu Kloboucké lesní odjížděla na týden na tábor, nechtěla jsem, aby moje nepřítomnost byla zdrojem zvýšených obav o termín dokončení.
Do OOO e-mailu jsem proto zakomponovala les a bingo – na první schůzce po návratu jsme probrali situaci v jihočeských lesích, já přidala historku o stromu padajícím na děti a bylo dobře.

Zdánlivě běžný OOO e-mail skrývá vzkaz stejně jako les buřeň.

5. Vyhrajte si s předmětem

OOO e-mail je ideální příležitost užít si ulítlý předmět. A věřte, že jakkoli krotký punk mezi běžnými „report za červen“, „plán na blog“ nebo „termín schůzky“ náramně vynikne! Dokonce natolik, že na něj příjemce poprvé zvědavě klikne a při každém dalším přistání ve schránce už přesně ví, o co jde.

Extra tip: hoďte si do překladače „mimo kancelář“ v jazyce země, do které cestujete.

Pokud nechcete při každé nepřítomnosti vymýšlet nový předmět, zvolte si jeden
a ten pak používejte opakovaně. Martinův předmět je sice vždy stejný, ale osobnější
a uvolněnější než „mimo kancelář“. A to se cení.

Předmět je stejný, ale tentokrát jel Martin jenom na chatu.

Šablona: jak může váš OOO vypadat třeba na Vánoce

Když smažíte kapra a balíte poslední dárky, na vymýšlení OOO e-mailu se špětkou vánoční atmosféry už nezbývá čas. Upravte si náš vzorový e-mail a i přes svátky oslňujte vyladěnou zprávou v nepřítomnosti. Stačí kliknout na obrázek.

Šlechtíte si svoje OOO e-maily? Pošlete nám je na
dobrezpravy@obsahova-agentura.cz, ať si rozšíříme sbírku.